Welche Auslagen kann ich abrechnen?
Hier sind besondere Fälle zu finden
Arbeitszimmer
- Ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband kann grundsätzlich nicht über Smart abgerechnet werden, unter bestimmten Voraussetzungen kannst du es steuerlich geltend machen.
- Ein eigenes Studio (ausserhalb des Wohnungsverbandes) welches langfristig gemietet wird kann nicht über Smart abgerechnet werden.
- Kurzfristige Anmietungen von z.B. Proberäumen für ein Projekt sind möglich, wenn sie dem Projekt zuzuordnen sind. Im Zweifel helfen die Berater*innen bei der Abgrenzung.
Es läuft ein Projekt 2023 um eine rechtliche Einrahmung zu finden für langfristig gemietete Arbeitsräume, es ist möglich sich im Rahmen der Arbeitsgruppe Arbeitsraum auch mit Ideen und Inputs zur Raumschaffung zu beteiligen.
Klimaticket
Eine Erstattung für die Kosten des Klimatickets ist steuerfrei über die Lohnverrechnung möglich. Das Smart Team gibt der Lohnverrechnung bekannt, wie hoch der monatliche Betrag, der erstattet werden soll. Der monatlich Betrag ist Teil der monatlichen Gehaltszahlung und wird entsprechend auf dem Lohnzettel ausgewiesen. Da das Klimaticket nicht über die Auslagenerstattungen eingereicht wird, sollte per E-Mail oder Telefon Kontakt mit dem Team aufgenommen werden. Bitte beachte, dass das Smart Team die Lohnverrechnung im Regelfall bis zum 24. des Monats fertigstellen, daher sollte die Information zum Klimaticket davor einlangen.
Telefonkosten
Da es oft schwer ist private von beruflichen Telefonkosten zu trennen, müssen zwei Punkte für die Erstattung dieser Kosten beachtet werden:
- Wenn der*die angestellte Nutzer*in mehr als einen Telefonvertrag hat, dann kann unter der Voraussetzung, dass ein Vertrag vollständig beruflich genutzt wird, die Auslagenerstattung stattfinden. Dazu braucht Smart eine kurze schriftliche Erklärung zur exklusiven beruflichen Nutzung mit Unterschrift.
- Die Rechnung wird nicht auf Smart lauten, was bedeutet, dass ein Vorsteuerabzug hier nicht möglich sein wird. Es wird also nicht der Nettobetrag, sondern der Bruttobetrag vom Budget abgezogen.
Wirtschaftsgüter über 1000,- Euro
Für Anlagevermögen, dass dem Betrieb länger dienen sollte, müssen wir mit unseren Nutzer*innen Vereinbarungen abschließen. In diesen Vereinbarungen wird folgendes festgelegt:
- das Wirtschaftsgut gehört Smart,
- die Nutzung des Wirtschaftsguts erfolgt ausschließlich im Rahmen der Arbeit mit Smart, eine private Nutzung ist ausgeschlossen,
- wird das Dienstverhältnis beendet, besteht die Möglichkeit das Wirtschaftsgut zum Buchwert abzukaufen, oder es an Smart zurückzugeben.
Aufgrund dieser Voraussetzungen, wird eine solche Anschaffung nur im Rahmen eines längeren Arbeitsverhältnisses sinnvoll sein. Wende dich an das Berater*innen Team für weitere Informationen.
Je nach Art der Anschaffung, kann ein Nutzungsvertrag auch notwendig werden, wenn die 1000,- Euro unterschritten werden. In einem solchen Fall würde sich dein*e Berater*in bei dir melden.
Hier findest du die Vorlage für den Nutzungsvertrag.